KVKK BİLGİLENDİRME METNİ

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (‘’KVKK’’) UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

EREN TEHLİKELİ MADDE GÜVENLİK DANIŞMANLIĞI MÜHENDİSLİK MÜŞAVİRLİK SANAYİ ve TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ("EREN TMGD") olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususunda azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, EREN TMGD ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘’KVKK’’)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuz ile KVKK kapsamında kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

A) KİŞİSEL VERİLER NELERDİR?

KVKK bağlamında kişisel veri, bir gerçek kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi olarak tanımlamıştır. İşlenecek kişisel veriler bununla sınırlı olmamak kaydıyla, ilgili Kanun’da  örnek olarak şöyle belirtilmiştir.

• Kimlik Verisi: Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti
• İletişim Verisi: Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
• Finansal Veri: Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Sendikası, eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı, sakatlık durumu/tanımı/yüzdesi, dini, sağlık verisi, kan grubu, özel sağlık sigortası poliçesi, sağlık raporları, işbaşı sağlık raporu, akciğer grafisi, işitme testi, göz testi, işyeri hekiminin imyzalattığı işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri, dernek/vakıf üyelikleri
• Eğitim Verisi: Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, aldığı kurslar
• Görsel Veri: Gerçek kişiye ait fotoğraf, kamera kayıtları
• Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi: Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri
• Aile ve Yakını Verisi: Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, boyu, kilosu, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası
• Çalışma Verisi: Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, TTF no, vergi dairesi no, esnek saatlerde çalışma durumu, holding sicil no, seyahat durumu, emekli sandığı, emekli sandığı giriş tarihi, emekli sandığı sicil no, bağkur giriş tarihi, bağkur sicil no, muhasebe kodu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün,
• İzin Verisi: İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon
• Diğer Veriler: Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, özel sandık adı, özel sandık giriş tarihi, özel sandık sicil no, ayakkabı numarası, giysi bedeni, boy, kilo, şehit yakını olma durumu, stajyer durumu, binilen servis, binilen durak verileri, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları, giriş-çıkış turnike kayıtları, çalışan günlük aktivite verileri

B) KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

B.1) İş Başvurusu Prosedürümüz ve Şirket Yönetim Faaliyetlerimiz Kapsamında;

İşveren olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş akdinin ifası, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve şirketimizin meşru menfaati gereği sizden bizzat talep ettiğimiz, iş başvurunuz sırasında platformumuz veya diğer istihdam sağlama platformları aracılığıyla önceden talep etmiş olduğumuz veya iş başvurunuz sırasında bizimle paylaşmayı tercih ettiğiniz özgeçmişinizde veya başvurunuza ilişkin paylaştığınız diğer metinlerde yer alan kişisel verileriniz, aracılığıyla topluyoruz. Şirketimizin iş takibini gerçekleştirebilmeye yönelik meşru menfaati gereği, ziyaret raporları ve diğer takip yöntemleri  aracılığıyla; işyeri güvenliğini sağlama ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla size tedarik edilen araç ve benzin kullanımınızın takibine ilişkin verileri şirketimize ait taşıt araçlarına yerleştirdiğimiz takip cihazları yoluyla topluyoruz.

Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla ve kanunlarda öngörülmesi nedeniyle iş yeri hekimimiz aracılığıyla sağlık verilerinizi fiziksel olarak ve iş yeri güvenliğini sağlamak amacıyla kişisel verilerinizi fiziksel veya elektronik olarak topluyoruz.

Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla topluyoruz.

Şirketimizin platformunu geliştirmeye ve daha efektif hale getirmeye yönelik meşru menfaati gereği Çerez Politikamızda da detayları belirtildiği üzere web sitemizde kullanılan çerezler vasıtasıyla kişisel verilerinizi topluyoruz.

Bu bilgiler, ticari ve idari faaliyetlerimizin, yasalar çerçevesinde sunulabilmesi ve bu kapsamda şirketimizin özel nitelikteki hizmetlerini yürütebilmesi, ticari hayatını sürdürebilmesi ve yasalardan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amaçlarıyla edinilir.

B.2) Tehlikeli Madde Güvenlik Danışmanlığı Faaliyetlerimiz Kapsamında;

Hizmet verdiğimiz firmaların örneğin tehlikeli maddelerin taşınması konusundaki iç mevzuat gereği resmi kurumlara tarafımızca yapılan başvurularında, şirket yetkilisi ve TMFB yetkilisine ait kimlik verisi, iletişim verisi, görsel veri, çalışma verisi vb. kişisel veriler ilgili firmalardan elden veya posta/e-posta yoluyla temin edilerek resmi kuruma teslim edilmektedir.

C) KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

C.1) İş Başvurusu Prosedürümüz ve Şirket Yönetim Faaliyetlerimiz Kapsamında;

Şirketimiz tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebepler gibi ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;

• Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması,
• Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması,
• Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması,
• Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması,

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

• Personel özlük dosyasının oluşturulması,
• SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması,
• Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması,
• Çalışanların giriş çıkış kayıtlarının kontrolü için kamera kayıtlarının kapı giriş çıkış kayıtlarıyla olan eşleşmesinin tespit edilmesi,
• İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması,
• İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması,
• İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması,
• Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak,
• Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,

Şirketimiz içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;

• İşyeri güvenliğinin sağlanması
• Şirketimizin bulunduğu iş merkezine çalışanın giriş çıkışının temin edilmesi

Müşteri sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle özellikle;

• Müşteri şikayetlerinde müşterinin haklı/haksız ayrımının yapılması, müşteri memnuniyetinin arttırılması, müşteri ihtiyacının anlaşılması ve müşteri ile ilişkili süreçlerin iyileştirilmesinin sağlanması,
• Müşteriye verilen hizmet kalitesinin değerlendirilmesi ve çalışanlara eğitim verilmesi,

Şirketimizin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

• Şirketimizin web sitesine verilerinin girilerek çalışan sayfasının oluşturulması, mevcut verilerin güncellenmesi,
• Şirket çalışanlarının tahsilat performansının takibi ve raporlanması,
• Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması,
• Çalışanlarla iletişimin sağlanması,
• Kendisine araç tahsis edilen veya kullandırılan çalışanın araba kullanmaya ehil olduğunun, ehliyetini herhangi bir nedenle kaybetmediğinin teyit edilmesi,
• Çalışana araç tedarik edilmesi ve park yeri ayarlanmasının sağlanması,
• Kartvizit basımının sağlanması,
• Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması,
• Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi için şirket aracı kullanımının takip edilmesi
• Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması,
• Outlook'a çalışan verilerinin girilerek çalışanın iş e-postasının oluşturulması,
• Çalışanlarla ilgili araştırma projeleri yürütülmesi,
• Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması,
• Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması,
• Kutlama amaçlı iletişimin sağlanması,
• Eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi,
• Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması,
• Şirketimizin ile ilişkisi bulunan kişi/kişiler yada şirketlerin kendilerine veyahut çalışanlarına destek verilmesi,
• Memnuniyet anketi analizi yapılması.

C.2) Tehlikeli Madde Güvenlik Danışmanlığı Faaliyetlerimiz Kapsamında;

Mevzuat gereği, tehlikeli madde taşıma ile ilgili işlemler tehlikeli madde güvenlik danışmanları aracılığıyla yürütülmektedir.

B.2 numaralı başlık altında bahsedildiği üzere, hizmet verdiğimiz firmaların örneğin resmi kurumlara tarafımızca yapılan başvurularında, şirket yetkilisi ve TMFB yetkilisine ait kimlik verisi, iletişim verisi, görsel veri, çalışma verisi vb. kişisel veriler ilgililerden temin edilerek özellikle;

• Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı’ nda konuyla ilgili firma yetkililerin tanımlaması
• TMFB/TMUB gibi resmi belgelerin alınması/yenilenmesi için firma adına başvuru yapılması

sağlanmaktadır.

D) KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Güvenliğiniz ve şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir.

Örneğin;

Çalışanların kişisel verilerinin işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır.

Tehlikeli Madde Faaliyet Belgesi (TMFB) başvurusu gibi resmi kurumlara yapılan başvurular  sırasında, şirket yetkilisi ve TMFB yetkilisine ait kişisel veriler temin edilerek Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı ile paylaşılmaktadır.

Ayrıca kişisel verilerinizi;

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;

• Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile muhasebe programlarında işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır.

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

• Sağlık verilerinizi, tedavi ve sağlık kontrolü yapabilmesi için işyeri hekimimiz ile paylaşabiliyoruz.
• Şirket denetçilerine, denetim faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için bordro bilgilerini aktarabiliyoruz.

Şirketimiz içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;

• İşyeri güvenliği amacıyla giriş-çıkışların denetlenmesi için işyeri bina yönetimine aktarabiliyoruz.

Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;

• Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabiliyoruz.

Şirketimizin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

• Bağlı olduğumuz veya ortaklaşa çalıştığımız şirketler ile iç işleyişimizi sağlamak açısından söz konusu şirketlere kişisel verilerinizi aktarabiliyoruz.
• Şirketimiz veri saklama kapasitesini koruma amacıyla saklama süreleri boyunca saklanabilmesi için arşiv firmalarına aktarabiliyoruz.
• Kişisel verilerinizden gerekli olanlar, ulaşım, araç tedariki, kartvizit basımı, otopark kaydı gibi sebeplerle ilgili konuda çalıştığımız firmaya aktarılabilmektedir.

E) KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Rıza göstermeniz halinde kişisel verileriniz, yurt dışı seyahatlerinde ve eğitimlerinde iletişim sağlanması, seyahat organizasyonunun sağlanması ve toplu e-posta gönderimlerinin yapılabilmesi için yurt dışındaki üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir.

F) KİŞİSEL VERİLERİNİZİN, SAKLANMASI, İMHA EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTRİLMESİ

Şirketimiz kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla orantılı bir şekilde saklamaktadır. Kişisel veriler, işlenme amacının ve/veya sebebinin ortadan kalkmış olması durumunda ilgili mevzuatın gerektirdiği süre sonuna kadar saklanmaktadır. Kişisel verilerin işlenme amacı ve sebebi ortadan kalktığında yasalardan kaynaklanan yükümlülüklerimizin temini için gerekli zaman aşımı süreleri tamamlandığında kişisel veriler imha edilecek veya anonim hale getirilecektir. Kamu hizmetinden kaynaklanan istisna kapsamındaki kişisel verilerin imha edilmesi ve anonim hale getirilmesi bağlı bulunduğu yasal mevzuat çerçevesinde gerçekleştirilecektir.

G) İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

KVKK'nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili;

• Şirketimiz'in hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek, eğer işlemişse, buna ilişkin bilgi talep etmek,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenmek,
• Kişisel verilerin yurtiçi veya yurtdışına aktarılıp aktarılmadığı ve kimlere aktarıldığını öğrenmek haklarına sahipsiniz.

Ayrıca, şirketimizden yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve verilerinin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep etme hakkınız vardır.

Kişisel verilerinizin KVKK madde 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde verilerinizin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) şirketimizden talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.

Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.

Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin şirketimiz için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu şirketimizin internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle şirketimize teslim etmeniz gerekmektedir. Şirketimiz tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre şirketimiz tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin şirketimiz kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde şirketimizde kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.